Pour bien cerner la question du repérage et du partage de ressources, illustrons la recherche d’une REA particulière dans des dépôts de REA. Comment, idéalement, devrait s’effectuer le repérage ? Une première méthode serait de parcourir l’ensemble de ces dépôts afin de trouver la REA désirée, mais ces consultations successives de divers dépôts ne sont certainement pas d’une grande efficacité.

Pour être plus efficace dans la recherche d’une ressource, il est préférable de procéder à partir de requêtes soumises à des banques de données contenant la description de ressources (sous forme de métadonnées). Par exemple, lorsqu’on recherche un livre dans une bibliothèque, on consulte des fiches de métadonnées décrivant les documents de la bibliothèque (sujet, titre, auteur, éditeur, etc., sont des métadonnées). On trouve habituellement le livre recherché à la localisation indiquée par une des métadonnées de la fiche.

Une bibliothèque possède des fiches descriptives de documents qui occupent habituellement un lieu différent de celui occupé par les documents eux-mêmes ; en d’autres termes, il existe des fiches dans un répertoire de métadonnées et des livres dans un dépôt de livres. Par analogie, on peut penser qu’il existe des fiches descriptives de REA dans un système de catalogage situé dans un autre lieu que celui où se trouvent les REA, en d’autres termes, un « référentiel de REA » séparé du « dépôt de REA ». Les recherches se feraient alors en interrogeant le référentiel et chaque « fiche » correspondant aux critères de recherche guiderait l’utilisateur vers la localisation de la ressource dans un ou plusieurs dépôts.

Le schéma précédent illustre un système ne contenant qu’un seul référentiel de REA, c’est-à-dire un seul endroit où des fiches descriptives de REA sont conservées. Cependant, dans la réalité, il existe de nombreux référentiels correspondant à différentes sources de description de REA (universités, collèges, écoles, diverses organisations vouées à la formation, maisons d’édition, etc.). Dans un système idéal, l’information serait partagée entre tous ces référentiels, et une requête de recherche adressée à un seul référentiel s’effectuerait dans les données de l’ensemble, comme l’indique le schéma suivant.